Szanowni Państwo,
sugerujemy dokładne zapoznanie się z wszystkimi artykułami o KSeF. Jest to bardzo ważne w aspekcie prawidłowego przygotowania do nadchodzących zmian, które docelowo obejmą KAŻDEGO PRZEDSIĘBIORCĘ.
Jest to pierwszy artykuł z cyklu poświęconego systemowi faktur elektronicznych w naszym kraju. W celu zmniejszenia ilości informacji przekazywanych w jednym tekście na cały cykl artykułów o KSeF składać się będą cztery artykuły.
INFORMACJE PODSTAWOWE
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, zgodnie z założeniami ma być systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, faktur elektronicznych). W praktyce zatem każda e-faktura wystawiona przez przedsiębiorcę będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF.
System ujednolica sposób rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, usprawnia komunikację między podatnikami a administracją podatkową oraz zapobiega oszustwom podatkowym.
Krajowy System e-Faktur w naszym kraju działa już od 1 stycznia 2022r. Od tego dnia pozwala on na dobrowolną wymianę faktur ustrukturyzowanych. KSeF umożliwia podatnikom przesyłanie danych, a także wystawianie, odbieranie, przechowywanie i udostępnianie fkatur ustrukturyzowanych w transakcjach między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.
Od 1 lipca 2024r. obowiązek wystwiania faktur ustrutkturyzowanych z wykorzystaniem KSeF będzie obejmował podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. W praktyce więc będą to krajowe i zagraniczne dostawy towarów oraz świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), a także na rzecz władz publicznych (B2G).
Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (B2C) są wyłączone z KSeF i nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Natomiast obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w KSeF przez podatników zwolnionych z VAT wejdzie w życie od 1 stycznia 2025.
e-Faktura
Faktura elektroniczna to ustrukturyzowany plik w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Struktura zawiera pozycje (pola), które mogły wystąpić na tradycyjnych fakturach w przeszłości oraz inne pola nieobowiązkowe występujące w obrocie gospodarczym.
Ważne informacje
– Dla wszystkich rodzajów faktur obowiązuje jedna struktura e-faktury.
– Faktury ustrukturyzowane można generować w firmowym systemie finansowo-księgowym i dostarczać do KSeF przez zdefiniowane połączenie API.
– W momencie przesłania faktury do KSeF uznaje się ją za wystawioną, a za otrzymaną – w momencie nadania numeru identyfikacyjnego KSeF ID.
– Każda e-faktura będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat.
Potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF
– Skrócony termin na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni)
– Wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach
– Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – nie będzie potrzebne wysyłanie faktur pocztą lub jako załącznik e-maila
– Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura ustrukturyzowana będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym co wpłynie na większą automatyzację procesów księgowych
– Brak duplikatu faktur – nie ma możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury
– Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta
– Ujednolicony system korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące
– Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury ustrukturyzowane będą przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców.
Zasady uzyskania dostępu do KSeF
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur moze uzyskać podatnik, osoba lub podmiot uprawniony jeden z podmiotów, o których mowa w art. 106c Ustawy, o ile są uprawnieni do wystawiania e-faktur.
Jednym ze sposobów autoryzacji w KSeF jest wykorzystanie tokena uwierzytelniającego, który pozwala na zainicjowanie sesji komunikacyjnej z Krajowym Systemem e-Faktur. Wygnenerowanie tokena możliwe jest między innymi przy użyciu komercyjnych rozwiązań zintegrowanych z KSeF. Szczegóły dotyczące korzystania z KSeF przedstawimy w kolejnych artykułach.
Poniżej link do prezentacji Krajowej Izby Skarbowej dotyczącej KSeF:
https://www.kis.gov.pl/documents/6609173/12585635/Prezentacja_Krajowy_System_eFaktur
Prosimy nie dzwonić z pytaniami po pierwszym artykule. Zalecamy zapoznanie się z całym cyklem i dopiero po przeczytaniu ostatniego artykułu i zapisaniu pytań zapraszamy do kontaktu.
